Terms and Conditions

1. Geltungsbereich und Anbieter

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) regeln die Nutzung der webbasierten Software BexFLOW unter bexflow.ch, app.bexflow.ch und allfälligen zugehörigen Domains durch registrierte Nutzer und Kunden.

Anbieter und Vertragspartner ist Burkhart & Partners AG, Wolleraustrasse 11a, 8807 Freienbach, Schweiz. Standort Zürich: Pelikanstrasse 18, 8001 Zürich. Kontakt: info@burkhart-partners.ch. Weitere Register-, UID- und MWST-Angaben sind vor Veröffentlichung zu ergänzen, soweit erforderlich.

BexFLOW richtet sich an Unternehmen, Treuhänder, Buchhaltungsdienstleister und andere Geschäftskunden. Eine Nutzung durch Konsumenten oder Privatpersonen ist nicht vorgesehen, sofern der Anbieter dies nicht ausdrücklich zulässt.

Durch Registrierung, Nutzung der App, Abschluss eines Abonnements oder Verbrauch von Credits akzeptiert der Kunde diese AGB einschliesslich der Auftragsbearbeitungsvereinbarung (AVV) in Anhang 1.

2. Leistungsbeschreibung

BexFLOW ist ein technisches SaaS-Tool zur Unterstützung bexio-basierter Buchhaltungs-Workflows. Die App kann insbesondere CSV-/XLSX-Dateien importieren, Transaktionen strukturieren, Mapping- und Kontierungsvorschläge vorbereiten, Importhistorien speichern, bexio-Daten exportieren und manuelle Buchungen über die bexio API erstellen oder ändern.

Der konkrete Funktionsumfang kann je nach Entwicklungsstand, Kundenzugang, bexio-Verbindung, Tarif, verfügbaren Credits und Drittanbieter-Verfügbarkeit variieren.

BexFLOW ist kein Treuhänder, keine Revisionsstelle, keine Steuerberatung, keine Rechtsberatung und kein Zahlungs- oder Finanzdienstleister. BexFLOW löst keine Zahlungen aus, hält keine Kundengelder und verwaltet keine Vermögenswerte.

3. Registrierung und Nutzerkonto

Der Kunde ist für korrekte Registrierungsangaben, sichere Passwörter und die Vertraulichkeit seiner Zugangsdaten verantwortlich.

Der Kunde muss sicherstellen, dass nur berechtigte Personen Zugang zu BexFLOW und zur verbundenen bexio-Organisation erhalten.

Handlungen, die unter einem Nutzerkonto erfolgen, gelten als Handlungen des Kunden, soweit der Kunde nicht nachweist, dass ein Missbrauch ohne sein Verschulden erfolgte.

Der Anbieter kann Logins, Sessions oder Konten aus Sicherheitsgründen sperren, wenn ein Missbrauch, ein Verstoss gegen diese AGB oder ein Sicherheitsrisiko vermutet wird.

4. bexio-Verbindung und Drittanbieterzugriff

Für bestimmte Funktionen muss der Kunde BexFLOW über OAuth mit einer bexio-Organisation verbinden. Der Kunde bestätigt, dass er zur Autorisierung dieser Verbindung und zur Bearbeitung der betreffenden bexio-Daten berechtigt ist.

BexFLOW ruft über die bexio API je nach Funktion Daten wie Mandantenkontext, Kontenplan, MWST-Codes, Währungen, manuelle Buchungen, Kontakte, Debitoren-/Kreditorendaten und weitere Buchhaltungsdaten ab oder übermittelt Daten an bexio.

Der Anbieter ist nicht verantwortlich für Verfügbarkeit, Funktionsänderungen, Importregeln, API-Limiten, Datenmodelländerungen oder Fehler von bexio oder anderen Drittanbietern.

5. KI-Unterstützung

KI-gestützte Funktionen befinden sich derzeit in einer experimentellen bzw. vorbereitenden Phase. Soweit solche Funktionen aktiviert werden, dienen sie ausschliesslich als technische Arbeitshilfe für Parsing, Bereinigung, Mapping, Buchungstexte, Kontoauswahl, MWST-Code oder ähnliche Arbeitsschritte.

BexFLOW soll dafür primär in der Schweiz betriebene bzw. Open-Source-basierte KI-Dienste verwenden. Kunden-, Bank- und Buchhaltungsdaten werden nicht zum Training eigener oder fremder KI-Modelle verwendet. Eine mandantenübergreifende Lernlogik mit Kundendaten findet nicht statt.

KI- und regelbasierte Vorschläge sind keine verbindlichen fachlichen Empfehlungen. Sie können falsch, unvollständig, veraltet oder für den konkreten Fall ungeeignet sein.

Der Kunde bleibt vollständig verantwortlich für die Prüfung und Freigabe aller Vorschläge, Buchungszeilen und Importdateien.

6. Direktimport, Massenmutationen und Verantwortung des Kunden

Vor jeder direkten Übermittlung nach bexio muss der Kunde Beträge, Währungen, Konten, Gegenkonten, MWST-Codes, Buchungstexte, Daten, Belegnummern und sonstige relevante Felder prüfen.

Dry-Run, Duplikatsschutz, Batch-Verarbeitung und Retry-Logik reduzieren technische Risiken, ersetzen aber keine fachliche Kontrolle.

Massenmutationen und Direktbuchungen können bestehende Buchhaltungsdaten verändern. Der Kunde ist für Backups, interne Freigaben, Revisionsspuren, Vier-Augen-Prüfungen und die Einhaltung seiner Buchführungs-, Steuer- und Aufbewahrungspflichten verantwortlich.

Der Kunde darf BexFLOW nur mit Daten und Mandanten verwenden, für die er über die erforderlichen Rechte, Vollmachten und Einwilligungen verfügt.

7. Keine fachliche Beratung

BexFLOW erbringt keine Buchhaltungs-, Steuer-, Rechts-, Revisions-, MWST-, Finanz- oder Treuhandberatung.

Alle Ausgaben der App sind technische Vorschläge oder strukturierte Datenaufbereitungen. Sie ersetzen keine Prüfung durch fachkundige Personen und keine Beratung durch zugelassene oder qualifizierte Berater.

Der Kunde ist verantwortlich für die materielle Richtigkeit seiner Buchhaltung, Steuerdeklarationen, MWST-Abrechnungen, Jahresabschlüsse, Berichte, internen Kontrollen und gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

8. Preise, Credits und Zahlung

Die Nutzung von BexFLOW kann kostenpflichtig sein. Preise, Tarife, Credits, Token-Modelle, Abonnemente und Zahlungsbedingungen ergeben sich aus der jeweils aktuellen Preisinformation innerhalb der App oder auf der Website.

Zahlungen werden über Stripe oder andere Zahlungsdienstleister abgewickelt. Für Zahlungsabwicklung, Zahlungsdaten und Zahlungsstörungen gelten ergänzend die Bedingungen und Datenschutzinformationen des jeweiligen Zahlungsdienstleisters.

Nicht genutzte Credits verfallen oder werden erstattet gemäss der jeweils angezeigten Tarifregelung. Falls keine abweichende Regelung angezeigt wird, besteht kein Anspruch auf Rückerstattung bereits bezahlter Entgelte, soweit gesetzlich zulässig.

9. Verfügbarkeit, Wartung und Support

Der Anbieter bemüht sich um eine angemessene Verfügbarkeit der App, schuldet jedoch keine ununterbrochene oder fehlerfreie Verfügbarkeit.

Wartung, Updates, Sicherheitsmassnahmen, Drittanbieter-Ausfälle, höhere Gewalt oder technische Störungen können zu Unterbrüchen führen.

Support erfolgt über die auf der Website oder in der App angegebenen Kontaktkanäle. Sofern nicht ausdrücklich vereinbart, besteht kein Anspruch auf bestimmte Reaktions- oder Lösungszeiten.

10. Kundendaten, Vertraulichkeit und Backups

Der Anbieter behandelt vom Kunden hochgeladene oder über bexio freigegebene Daten vertraulich und verwendet sie nur zur Vertragserfüllung, Sicherheit, Support, Abrechnung, Fehleranalyse und in den in der Datenschutzerklärung beschriebenen Fällen.

Kunden-, Bank-, Buchhaltungs- und Transaktionsdaten werden nicht für Modelltraining, mandantenübergreifende Lernlogiken oder produktverbessernde Auswertungen auf Inhaltsdatenebene verwendet.

Für Produktverbesserung, Qualitätssicherung und Weiterentwicklung dürfen ausschliesslich aggregierte oder anonymisierte Auswertungen, technische Telemetrie, Sicherheitsereignisse, Performance- und Fehlerdaten sowie Feedback ohne Inhaltsdatenbezug verwendet werden.

Der Kunde bleibt Eigentümer bzw. Berechtigter seiner Daten. Der Anbieter erhält nur das beschränkte Nutzungsrecht, das für Betrieb, Verarbeitung, Support, Sicherheit, Abrechnung, Fehlerbehebung und die vom Kunden ausgelösten Funktionen erforderlich ist.

Der Kunde ist verpflichtet, vor Direktbuchungen, Massenmutationen und Importen angemessene Backups bzw. Exportstände in bexio oder eigenen Systemen zu sichern.

11. Datenschutz und Auftragsbearbeitung

Die Bearbeitung von Personendaten richtet sich nach der jeweils gültigen Datenschutzerklärung.

Der Anbieter ist für Konto-, Sicherheits-, Vertrags-, Support- und Billingdaten eigener Verantwortlicher im Sinne des anwendbaren Datenschutzrechts.

Für bexio-Inhaltsdaten, Uploads, Import-/Exportdaten, Buchhaltungs- und Transaktionsdaten, die der Anbieter weisungsgebunden für den Kunden verarbeitet, handelt der Anbieter als Auftragsbearbeiter.

Die AVV in Anhang 1 ist integraler Bestandteil dieser AGB und wird mit Registrierung bzw. Nutzung von BexFLOW abgeschlossen.

Der Anbieter führt eine online verfügbare Liste der Unterauftragsbearbeiter und kann diese aktualisieren, soweit die Anforderungen der AVV eingehalten werden.

Der Kunde ist verantwortlich, betroffene Personen, eigene Kunden, Mitarbeitende und Dritte über die Bearbeitung ihrer Daten zu informieren, soweit dies rechtlich erforderlich ist.

12. Unzulässige Nutzung

Der Kunde darf BexFLOW nicht rechtswidrig, missbräuchlich oder sicherheitsgefährdend nutzen.

Insbesondere untersagt sind der Upload rechtswidriger Inhalte, unberechtigte Datenzugriffe, Umgehung technischer Schutzmassnahmen, Reverse Engineering ausserhalb gesetzlicher Schranken, Belastung der Infrastruktur durch automatisierte Massenzugriffe sowie die Nutzung für Mandanten oder Daten ohne Berechtigung.

Der Anbieter kann Inhalte, Zugänge oder Funktionen sperren, wenn eine unzulässige Nutzung vermutet wird.

13. Gewährleistungsausschluss

BexFLOW wird in der jeweils verfügbaren Version bereitgestellt. Der Anbieter gibt keine Gewähr dafür, dass die App fehlerfrei, jederzeit verfügbar, vollständig, aktuell oder für einen bestimmten Zweck geeignet ist.

Der Anbieter gewährleistet nicht, dass Vorschläge, Buchungen, Mappings, MWST-Codes, Exporte oder Importdateien fachlich korrekt, steuerlich zulässig, revisionssicher oder für einen bestimmten Abschluss geeignet sind.

Vorbehalten bleiben zwingende gesetzliche Gewährleistungsrechte.

14. Haftung

Der Anbieter haftet unbeschränkt für rechtswidrige Absicht und grobe Fahrlässigkeit, soweit eine Haftungsbeschränkung gesetzlich nicht zulässig ist.

Im Übrigen wird die Haftung des Anbieters für leichte Fahrlässigkeit soweit gesetzlich zulässig ausgeschlossen.

In jedem Fall ausgeschlossen ist, soweit gesetzlich zulässig, die Haftung für indirekte Schäden, Folgeschäden, entgangenen Gewinn, Datenverlust, Reputationsschäden, Betriebsunterbruch, nicht erkannte Fehler, steuerliche Folgen, MWST-Nachbelastungen, Verzugsfolgen, Bussen, Kosten für Korrekturbuchungen sowie Schäden aus fehlerhaften Nutzerangaben, Drittanbieter-Ausfällen oder nicht geprüften Buchungsvorschlägen.

Bei kostenpflichtiger Nutzung ist die Haftung des Anbieters, soweit gesetzlich zulässig, insgesamt auf die vom Kunden in den drei Monaten vor dem schadensbegründenden Ereignis für BexFLOW bezahlten Entgelte beschränkt.

Zwingende gesetzliche Haftung bleibt vorbehalten.

15. Laufzeit, Kündigung und Löschung

Die Vertragslaufzeit richtet sich nach dem gewählten Tarif oder Abonnement. Soweit keine feste Laufzeit vereinbart ist, kann der Kunde die Nutzung jederzeit einstellen.

Abonnemente können gemäss den in der App angezeigten Bedingungen gekündigt werden. Bereits bezahlte Entgelte werden nur erstattet, wenn dies gesetzlich zwingend vorgesehen oder ausdrücklich zugesagt ist.

Der Kunde kann Importhistorien und bestimmte Daten gemäss den App-Funktionen löschen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten des Kunden bleiben unberührt.

Nach Vertragsende werden bexio-Inhaltsdaten, Uploads, Import-/Exportdaten und daraus abgeleitete Arbeitsdaten in der Regel innert 90 Tagen gelöscht oder anonymisiert, soweit keine gesetzlichen Pflichten, Sicherheitsinteressen, offene Forderungen oder berechtigten Nachweispflichten entgegenstehen.

Konto-, Vertrags- und Billingdaten können während der Vertragsdauer und anschliessend bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden, soweit dies für handels-, steuer-, buchhaltungs- oder nachweisbezogene Pflichten erforderlich ist.

Sicherheits- und Authentifizierungsprotokolle werden in der Regel bis zu 24 Monate aufbewahrt; kurzlebige Login- und Verifizierungschallenges werden in der Regel nach spätestens 30 Tagen gelöscht oder anonymisiert.

16. Änderungen der App und der AGB

Der Anbieter kann BexFLOW weiterentwickeln, ändern, einschränken oder einzelne Funktionen ersetzen, soweit dies für den Kunden zumutbar ist.

Der Anbieter kann diese AGB ändern. Wesentliche Änderungen werden dem Kunden in geeigneter Weise mitgeteilt. Nutzt der Kunde BexFLOW nach Inkrafttreten der Änderungen weiter, gelten die Änderungen als akzeptiert, soweit rechtlich zulässig.

Bei wesentlichen nachteiligen Änderungen hat der Kunde das Recht, den betroffenen Vertrag oder das betroffene Abonnement innert 30 Tagen ab Mitteilung auf den Zeitpunkt des Inkrafttretens der Änderung zu kündigen. Auf dieses Kündigungsrecht wird in der Mitteilung hingewiesen.

17. Schlussbestimmungen

Es gilt materielles Schweizer Recht unter Ausschluss kollisionsrechtlicher Normen und des Wiener Kaufrechts, soweit anwendbar.

Ausschliesslicher Gerichtsstand ist, soweit gesetzlich zulässig, der Sitz des Anbieters. Zwingende Gerichtsstände bleiben vorbehalten.

Sollte eine Bestimmung dieser AGB ungültig oder undurchsetzbar sein, bleibt die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

Anhang 1: Auftragsbearbeitungsvereinbarung (AVV)

Dieser Anhang regelt die Bearbeitung von Personendaten, die der Anbieter als Auftragsbearbeiter im Auftrag des Kunden verarbeitet. Er ist integraler Bestandteil der AGB.

Gegenstand der Auftragsbearbeitung sind insbesondere bexio-Inhaltsdaten, Uploads, Import-/Exportdaten, Buchhaltungs- und Transaktionsdaten sowie daraus abgeleitete Arbeitsdaten, soweit sie weisungsgebunden für den Kunden bearbeitet werden.

Der Anbieter bearbeitet diese Daten ausschliesslich zur Bereitstellung der BexFLOW-Funktionen, zur Sicherheit, zur Fehlerbehebung, zum Support und zur Erfüllung dokumentierter Weisungen des Kunden.

Der Anbieter setzt angemessene technische und organisatorische Massnahmen ein, insbesondere Zugriffsbeschränkungen, HTTPS, Session- und CSRF-Schutz, Passwort-Hashing, tenant_id-basierte Datentrennung, Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse und serverseitiges Secret-Management. Soweit APP_ENCRYPTION_KEY konfiguriert ist, werden bexio OAuth-Token im Anwendungsspeicher verschlüsselt gespeichert.

Der Anbieter darf Unterauftragsbearbeiter einsetzen, soweit diese vertraglich zu Datenschutz, Vertraulichkeit und angemessenen Sicherheitsmassnahmen verpflichtet werden. Die aktuelle Liste wird online geführt.

Der Kunde erteilt dem Anbieter die allgemeine Genehmigung zum Einsatz und Wechsel von Unterauftragsbearbeitern. Wesentliche Änderungen der Liste werden in geeigneter Weise bekannt gemacht; der Kunde kann aus wichtigen datenschutzrechtlichen Gründen widersprechen.

Nach Ende des Auftrags löscht oder anonymisiert der Anbieter Auftragsdaten nach Massgabe von Ziff. 15, soweit keine gesetzlichen Pflichten oder berechtigten Nachweisinteressen entgegenstehen.

Der Anbieter unterstützt den Kunden angemessen bei Betroffenenanfragen, Nachweisen und Sicherheitsvorfällen, soweit dies die Auftragsdaten betrifft und dem Anbieter möglich und zumutbar ist.